Ser autónomo implica asumir numerosos gastos: teléfono, vehículo, material, alquiler, programas informáticos, desplazamientos… Sin embargo, pagar algo relacionado con el trabajo no significa automáticamente que pueda deducirse.

Para que un gasto sea fiscalmente deducible debe estar relacionado con la actividad económica, encontrarse correctamente registrado en la contabilidad o en los libros obligatorios, imputarse al periodo correspondiente y estar debidamente justificado.

Requisitos básicos para deducir un gasto

Como regla general, el gasto debe cumplir tres condiciones:

• Estar relacionado con la actividad profesional o empresarial.
• Disponer de factura completa a nombre del autónomo.
• Estar correctamente contabilizado o registrado.

Un ticket o justificante bancario puede demostrar que se realizó un pago, pero no siempre sustituye a una factura completa. Por eso, conviene solicitar factura a los proveedores y comprobar que incluya el nombre o razón social, NIF, fecha, concepto, base imponible e impuestos.

Gastos habituales que pueden ser deducibles

Dependiendo de la actividad, pueden deducirse gastos como:

• Alquiler de oficina, despacho, local o nave.
• Suministros del establecimiento.
• Programas informáticos y herramientas digitales.
• Servicios de asesoría, abogacía, publicidad o diseño web.
• Material de oficina y consumibles.
• Seguros relacionados con la actividad.
• Cuotas de autónomos.
• Formación profesional relacionada con el negocio.
• Gastos de personal y Seguridad Social de los trabajadores.
• Reparaciones y mantenimiento de equipos profesionales.

Las cuotas abonadas por el titular al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos se incluyen entre los gastos de la actividad, sin perjuicio de los ajustes que puedan producirse por la regularización de cotizaciones.

Gastos que requieren especial precaución

Los gastos que suelen producir más dudas son el vehículo, combustible, teléfono móvil, comidas, viajes y gastos de una vivienda utilizada parcialmente como oficina.

En estos casos, Hacienda puede exigir que se demuestre claramente la relación entre el gasto y la actividad. No basta con indicar que el vehículo o el teléfono se utilizan para trabajar: es importante conservar facturas, contratos, agendas, justificantes de desplazamiento y cualquier documento que permita acreditar el uso profesional.

También deben revisarse por separado las reglas del IVA y del IRPF, ya que un gasto puede tener un tratamiento diferente en cada impuesto.

El error más frecuente: deducir sin documentación

Uno de los errores más habituales es incluir todos los pagos realizados desde la cuenta del negocio sin comprobar previamente si son deducibles. Mezclar gastos personales y profesionales puede generar ajustes, intereses o sanciones en caso de comprobación.

La mejor solución es revisar periódicamente la documentación y no esperar al final del trimestre.

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